Regulamin Platformy MIND synapsa.app

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w ramach platformy MIND synapsa.app, dostępnej pod adresem mind.synapsa.app oraz subdomenami w domenie *.synapsa.app.
2. Usługodawcą i właścicielem Platformy jest:

   AETION LABS Sp. z o.o.

   Al. Jerozolimskie 109/70, 02-011 Warszawa

   KRS: 0001220146  ·  NIP: 7011296686

   E-mail: kontakt@synapsa.app

3. Platforma stanowi narzędzie wsparcia profesjonalistów zdrowia psychicznego — psychologów, psychoterapeutów, psychiatrów, coachów oraz innych specjalistów w zakresie automatyzacji dokumentacji, analizy AI sesji oraz organizacji praktyki.
4. Platforma nie świadczy usług medycznych ani psychoterapeutycznych. Nie zastępuje pracy Specjalisty, lecz ją wspiera. Wszystkie decyzje kliniczne podejmuje Specjalista jako osoba uprawniona.
5. Korzystanie z Platformy oznacza akceptację niniejszego Regulaminu oraz Polityki prywatności, stanowiącej jego integralną część.

§ 2. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

• Aetion Labs / Usługodawca — AETION LABS Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.
• Platforma / Usługa — system MIND synapsa.app wraz ze stroną internetową, aplikacją webową (PWA) oraz wszystkimi modułami i addonami.
• Specjalista / Użytkownik — pełnoletnia osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej prowadząca działalność w zakresie zdrowia psychicznego, coachingu lub pokrewnym, korzystająca z Platformy w celach zawodowych.
• Konto — indywidualny zbiór zasobów w Platformie powiązany z adresem e-mail Specjalisty, zabezpieczony danymi uwierzytelniającymi.
• Pacjent — osoba fizyczna korzystająca z usług Specjalisty, której dane są przetwarzane przez Specjalistę przy wykorzystaniu Platformy.
• Plan podstawowy — abonamentowy zakres funkcji obejmujący m.in. rejestrację sesji, transkrypcję, automatyczną notatkę, dokumenty SOAP.
• Addon — opcjonalny moduł rozszerzający funkcjonalność Platformy (np. Voice Agent, Knowledge Base, Synapsa Site, Synapsa Social), włączany odrębnie.
• Subskrypcja — odpłatne udostępnienie Platformy w cyklu rozliczeniowym (miesięcznym lub rocznym).
• RODO — rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r.
• DPA — umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodna z art. 28 RODO.

§ 3. Zakres usług

3.1. Plan podstawowy

W ramach Planu podstawowego Specjalista otrzymuje dostęp do:

• rejestracji sesji terapeutycznych i transkrypcji w języku polskim;
• analizy AI sesji w czasie rzeczywistym (emocje, mechanizmy obronne, dynamika);
• automatycznych notatek dla pacjenta (gotowych w ok. 15 sekund po zakończeniu sesji);
• generowania dokumentów klinicznych w formacie SOAP;
• kalendarza, kartoteki pacjentów i historii sesji;
• panelu analitycznego postępów.

3.2. Addony

Dodatkowo Specjalista może aktywować następujące moduły rozszerzające:

• Synapsa Voice — voicebot do obsługi połączeń przychodzących i umawiania wizyt;
• Knowledge Base — narzędzie do budowania własnej bazy wiedzy i wizerunku eksperta;
• Synapsa Site — kreator strony internetowej praktyki;
• Synapsa Social — generator treści i publikacji do mediów społecznościowych;
• oraz inne moduły dostępne w sklepie addonów Platformy.

Funkcje, ceny i zakres addonów dostępne są na bieżąco w panelu Platformy. Aetion Labs zastrzega prawo do rozwijania, zmiany lub wycofywania addonów — o istotnych zmianach informujemy z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni.

§ 4. Wymagania techniczne

1. Korzystanie z Platformy wymaga: aktualnej przeglądarki (Chrome, Firefox, Safari, Edge — w wersji wspieranej przez producenta), włączonej obsługi JavaScript i plików cookies, łącza internetowego o minimalnej przepływności 2 Mbps oraz mikrofonu do funkcji nagrywania sesji.
2. Platforma jest aplikacją webową (Progressive Web App) — można ją zainstalować na pulpicie lub urządzeniu mobilnym poprzez funkcję „Dodaj do ekranu głównego".
3. Aetion Labs nie ponosi odpowiedzialności za problemy wynikające z niespełnienia wymagań technicznych po stronie Specjalisty lub problemów z łączem internetowym.

§ 5. Rejestracja i konto

1. Rejestracja Konta jest dobrowolna i bezpłatna w zakresie wersji próbnej. Korzystanie z funkcji odpłatnych wymaga aktywnej Subskrypcji.
2. Specjalista zobowiązany jest podać prawdziwe i aktualne dane oraz zapewnić poufność danych uwierzytelniających.
3. Specjalista oświadcza, że posiada kwalifikacje uprawniające go do prowadzenia działalności w zakresie wsparcia psychicznego (np. dyplom psychologa, certyfikat psychoterapeuty, prawo wykonywania zawodu lekarza, wpis w odpowiednim rejestrze) oraz że wykorzystuje Platformę zgodnie z tymi uprawnieniami.
4. Aetion Labs ma prawo zawiesić Konto w przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia Regulaminu, przepisów prawa lub bezpieczeństwa Platformy — informując o tym Specjalistę drogą e-mail.
5. Jedno Konto przypisane jest do jednej osoby fizycznej. Udostępnianie danych logowania osobom trzecim jest zabronione.

§ 6. Płatności i abonament

1. Subskrypcja Platformy odbywa się w modelu abonamentowym (cykl miesięczny lub roczny). Aktualny cennik dostępny jest na stronie głównej oraz w panelu Platformy.
2. Operatorem płatności jest Stripe Payments Europe, Ltd. Aetion Labs nie przetwarza danych karty płatniczej — są one obsługiwane wyłącznie przez Stripe zgodnie ze standardem PCI DSS.
3. Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny okres, o ile Specjalista nie wypowie umowy najpóźniej na 24 godziny przed datą odnowienia. Wypowiedzenie odbywa się poprzez panel Konta.
4. Faktura VAT wystawiana jest po zaksięgowaniu płatności i przesyłana na podany przy rejestracji adres e-mail.
5. W przypadku braku środków na karcie lub odrzucenia płatności, dostęp do funkcji odpłatnych może zostać ograniczony do czasu uregulowania należności. Dane Konta pozostają zachowane przez okres 90 dni.
6. Specjaliście będącemu konsumentem przysługuje prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia — bez podania przyczyny — chyba że na wyraźne żądanie Specjalisty świadczenie usługi rozpoczęło się przed upływem tego terminu (art. 38 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta).

§ 7. Prawa i obowiązki Specjalisty

1. Specjalista zobowiązuje się do korzystania z Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem oraz powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w tym RODO i tajemnicą zawodową (psychologa, lekarza, psychoterapeuty).
2. Specjalista jest zobowiązany do uzyskania zgody Pacjenta na nagrywanie sesji oraz przetwarzanie jego danych w Platformie, na zasadach wymaganych przepisami prawa (w tym art. 9 RODO oraz przepisów o tajemnicy zawodowej).
3. Specjalista odpowiada za prawdziwość i zgodność z prawdą danych wprowadzanych do Platformy oraz za prawidłowość weryfikacji treści generowanych przez AI przed ich udostępnieniem Pacjentowi.
4. Zabronione jest:
   • wykorzystywanie Platformy do celów niezgodnych z prawem;
   • działania zagrażające bezpieczeństwu Platformy lub jej użytkowników (próby włamań, wstrzyknięcia kodu, DoS);
   • kopiowanie, modyfikacja lub redystrybucja oprogramowania Platformy;
   • udostępnianie Konta innym osobom oraz zbiorcze wykorzystanie jednego Konta przez wielu Specjalistów.
5. Specjalista pozostaje administratorem danych Pacjentów i odpowiada za podstawę prawną ich przetwarzania.

§ 8. Powierzenie przetwarzania danych (DPA — art. 28 RODO)

Z chwilą akceptacji Regulaminu między Specjalistą (Administratorem) a Aetion Labs (Procesorem) zawarta zostaje umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych Pacjentów Specjalisty, w trybie art. 28 RODO, na poniższych warunkach:

8.1. Przedmiot i zakres powierzenia

• Cel: świadczenie usług Platformy — przechowywanie, transkrypcja, analiza AI i udostępnianie Specjaliście danych Pacjentów.
• Czas trwania: okres obowiązywania umowy o korzystanie z Platformy.
• Charakter danych: dane osobowe Pacjentów, w tym dane szczególnej kategorii (dotyczące zdrowia, art. 9 RODO).
• Kategorie osób: Pacjenci Specjalisty.

8.2. Obowiązki Aetion Labs jako Procesora

• Przetwarzanie danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Specjalisty (zakres ustawień Konta i Regulaminu);
• Zapewnienie, by osoby upoważnione do przetwarzania były zobowiązane do zachowania poufności;
• Wdrożenie środków technicznych i organizacyjnych z art. 32 RODO (szczegóły w Polityce prywatności);
• Korzystanie z subprocesorów wyłącznie po zawarciu z nimi umów na poziomie ochrony równoważnym z niniejszym DPA — lista subprocesorów dostępna w Polityce prywatności;
• Pomoc Specjaliście w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w wypełnianiu obowiązków z art. 32–36 RODO;
• Na wybór Specjalisty: usunięcie lub zwrot wszystkich danych Pacjentów po zakończeniu świadczenia usług oraz usunięcie istniejących kopii (z wyjątkiem przechowywania wymaganego prawem);
• Niezwłoczne powiadomienie Specjalisty o naruszeniu ochrony danych — nie później niż w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia;
• Udostępnianie Specjaliście informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków oraz umożliwianie audytów na warunkach uzgodnionych odrębnie.

8.3. Subprocesorzy

Specjalista wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Aetion Labs z subprocesorów wymienionych w Polityce prywatności (m.in. Google Cloud, Vertex AI, Anthropic, Deepgram, AssemblyAI, Stripe, Resend). O zmianie subprocesorów Aetion Labs informuje z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni — Specjalista ma prawo zgłosić uzasadniony sprzeciw, którego skutkiem może być wypowiedzenie umowy.

§ 9. Wyłączenia i ograniczenia odpowiedzialności

1. Aetion Labs dokłada najwyższej staranności, aby Platforma działała poprawnie i zgodnie z opisem. Nie gwarantuje jednak nieprzerwanego, wolnego od błędów i opóźnień działania, w szczególności w przypadkach awarii dostawców infrastruktury (Google Cloud), modeli AI lub łączności internetowej.
2. Aetion Labs nie odpowiada za:
   • decyzje kliniczne, diagnostyczne lub terapeutyczne podejmowane przez Specjalistę;
   • treści, które Specjalista zaakceptował lub udostępnił Pacjentowi;
   • szkody wynikające z naruszenia przez Specjalistę przepisów prawa lub Regulaminu;
   • utratę danych spowodowaną działaniem Specjalisty (np. wykasowanie sesji);
   • siłę wyższą.
3. Limit odpowiedzialności. W zakresie dopuszczalnym przepisami prawa, łączna odpowiedzialność Aetion Labs wobec Specjalisty z tytułu lub w związku z umową ograniczona jest do kwoty zapłaconych przez Specjalistę opłat abonamentowych za okres 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie. Ograniczenie nie ma zastosowania do szkód wyrządzonych umyślnie ani do odpowiedzialności wynikającej z przepisów bezwzględnie obowiązujących, w szczególności wobec konsumentów.
4. Treści generowane przez AI mają charakter pomocniczy. Specjalista zobowiązany jest każdorazowo zweryfikować ich poprawność i zgodność z aktualnym stanem wiedzy oraz sytuacją Pacjenta.

§ 10. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Platformy lub świadczonych usług można zgłaszać:
   • e-mailem na adres reklamacje@synapsa.app;
   • pisemnie na adres siedziby Aetion Labs Sp. z o.o.
2. Reklamacja powinna zawierać: imię i nazwisko (lub nazwę), adres e-mail, opis problemu i okoliczności jego wystąpienia oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia.
3. Aetion Labs rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin może zostać wydłużony do 30 dni — o czym Aetion Labs informuje zgłaszającego w ciągu pierwszych 14 dni.
4. Specjalista będący konsumentem ma prawo skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji (np. platforma ODR Komisji Europejskiej: ec.europa.eu/consumers/odr).

§ 11. Rozwiązanie umowy

1. Umowa o korzystanie z Platformy zawarta jest na czas nieokreślony i może być wypowiedziana przez każdą ze stron z zachowaniem okresu cyklu rozliczeniowego.
2. Specjalista może wypowiedzieć umowę w każdej chwili poprzez panel Konta. Wypowiedzenie skutkuje brakiem odnowienia Subskrypcji na kolejny okres.
3. Aetion Labs może wypowiedzieć umowę z 30-dniowym okresem wypowiedzenia z ważnych powodów, w szczególności w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu przez Specjalistę.
4. Aetion Labs może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
   • naruszenia bezpieczeństwa lub integralności Platformy;
   • działania na szkodę Aetion Labs lub innych użytkowników;
   • uporczywego braku płatności pomimo wezwań.
5. Po rozwiązaniu umowy Specjalista ma 90 dni na pobranie kopii swoich danych. Po tym okresie Konto i wszystkie powiązane dane są usuwane lub anonimizowane (z zastrzeżeniem danych wymaganych do przechowywania na podstawie obowiązku prawnego).

§ 12. Zmiany Regulaminu

1. Aetion Labs zastrzega prawo zmiany niniejszego Regulaminu w przypadku zmian technicznych Platformy, zmian przepisów prawa, zmian zasad współpracy z subprocesorami lub innych istotnych okoliczności.
2. O zmianach Aetion Labs informuje Specjalistę z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem drogą e-mail oraz poprzez komunikat w Platformie.
3. Zmiany wchodzą w życie z upływem podanego terminu. Specjalista, który nie akceptuje zmian, ma prawo wypowiedzieć umowę przed wejściem zmian w życie.
4. Brak wypowiedzenia oznacza akceptację nowej wersji Regulaminu.

§ 13. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawach konsumenta oraz RODO.
2. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd właściwy dla siedziby Aetion Labs. Postanowienie to nie ogranicza praw konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.
3. Jeśli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe postanowienia zachowują moc obowiązującą.
4. Załącznikami stanowiącymi integralną część Regulaminu są: Polityka prywatności oraz aktualny cennik dostępny w panelu Platformy.
5. Regulamin obowiązuje od dnia 9 maja 2026 r.