Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest:

W dalszej części dokumentu Aetion Labs Sp. z o.o. nazywana jest „Administratorem" lub „my". Platforma MIND synapsa.app nazywana jest „Platformą" lub „Usługą".

2. Role w przetwarzaniu danych — kto jest administratorem czego

Platforma MIND synapsa.app jest narzędziem dla profesjonalistów zdrowia psychicznego. W zależności od kategorii danych występujemy w różnych rolach:

2.1. Aetion Labs jako Administrator (art. 4 pkt 7 RODO)

Bezpośrednio administrujemy danymi Specjalisty (użytkownika konta), tj.:

• danymi rejestracyjnymi i kontaktowymi (imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu);
• danymi konta (login, dane uwierzytelniające);
• danymi rozliczeniowymi i fakturowymi (nazwa firmy, NIP, adres);
• danymi technicznymi (logi systemowe, adres IP, typ urządzenia);
• preferencjami i ustawieniami konta.

2.2. Specjalista jako Administrator danych pacjentów

W odniesieniu do danych pacjentów Specjalisty (transkrypcje sesji, notatki, dokumentacja kliniczna, wyniki analiz AI) administratorem pozostaje Specjalista korzystający z Platformy. Aetion Labs występuje w tej relacji jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO.

2.3. Dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO)

Dane przetwarzane w ramach sesji terapeutycznych mogą stanowić dane szczególnej kategorii — dane dotyczące zdrowia (art. 9 ust. 1 RODO). Ich przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO (cele profilaktyki zdrowotnej, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej) oraz, w przypadku coachingu lub innych form pomocy nieklinicznej — na podstawie wyraźnej zgody pacjenta (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), którą uzyskuje Specjalista.

3. Zakres przetwarzanych danych

3.1. Dane Specjalisty (użytkownika konta)

• Identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, tytuł zawodowy.
• Dane konta: identyfikator (Firebase UID), login, ustawienia profilu, język interfejsu.
• Dane rozliczeniowe: nazwa firmy, adres, NIP, historia płatności (numery transakcji Stripe — pełnych danych karty nie przetwarzamy; przetwarza je wyłącznie operator płatności).
• Dane techniczne: adres IP, identyfikator urządzenia, typ przeglądarki, wersja systemu, znaczniki czasu logowania.
• Treści generowane przez Specjalistę: notatki, szablony, własne ustawienia AI.

3.2. Dane pacjentów Specjalisty (przetwarzane na zlecenie)

• Identyfikator pacjenta nadawany przez Specjalistę (np. inicjały, pseudonim) — Platforma nie wymaga podawania imienia, nazwiska ani PESEL pacjenta.
• Audio sesji — przetwarzane wyłącznie w celu transkrypcji i wektoryzacji, następnie trwale usuwane (patrz § 7).
• Transkrypcje sesji oraz analizy AI (emocje, mechanizmy obronne, dokumenty SOAP).
• Notatki kliniczne sporządzone przez Specjalistę.
• Metadane sesji: data, czas trwania, numer sesji.

3.3. Dane przetwarzane podczas korzystania ze strony www

• Dane analityczne (Google Analytics 4) — wyłącznie po wyrażeniu zgody w bannerze cookies.
• Dane techniczne niezbędne do prawidłowego działania serwisu (sesyjne pliki cookies).

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

5. Odbiorcy danych — podprzetwarzający (subprocesorzy)

W celu świadczenia Usługi korzystamy z zaufanych dostawców infrastruktury i AI. Poniższa lista jest aktualna na dzień obowiązywania niniejszej Polityki. Aktualną listę subprocesorów publikujemy na żądanie i informujemy Specjalistów o istotnych zmianach z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni.

Każdy subprocesor jest związany umową powierzenia (DPA) zapewniającą poziom ochrony nie niższy niż wymagany przez RODO. Z dostawcami spoza EOG zawarte są standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone decyzją Komisji Europejskiej 2021/914.

6. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Główna infrastruktura Platformy (Firestore, Cloud Functions, Vertex AI) zlokalizowana jest w regionach Google Cloud na terenie Unii Europejskiej (Warszawa i Holandia). Niektóre opcjonalne funkcje (transkrypcja Deepgram/AssemblyAI, model Claude, wysyłka e-mail Resend) wymagają transferu do USA.

Dla każdego transferu poza EOG stosujemy łącznie:

• standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (SCC, decyzja 2021/914);
• ocenę skutków transferu (TIA) zgodnie z wytycznymi EROD 01/2020;
• dodatkowe środki techniczne — szyfrowanie w tranzycie (TLS 1.2+) i w spoczynku;
• minimalizację danych przekazywanych poza EOG (transkrypcja audio bez identyfikatorów pacjenta).

Specjalista może w ustawieniach konta wyłączyć korzystanie z opcjonalnych modułów wymagających transferu poza EOG. Pełna funkcjonalność może wówczas zostać ograniczona.

7. Okres przechowywania danych

• Plik audio sesji — przetwarzany wyłącznie do czasu zakończenia transkrypcji i wektoryzacji, nie dłużej niż 24 godziny, po czym jest trwale usuwany.
• Transkrypcja, notatki, dokumenty SOAP — przechowywane przez czas trwania umowy ze Specjalistą lub do momentu ich usunięcia przez Specjalistę.
• Konto Specjalisty — przez czas trwania umowy oraz do 90 dni po jej rozwiązaniu (okres karencji na pobranie kopii danych), po czym dane są usuwane lub anonimizowane.
• Dane rozliczeniowe i podatkowe — 5 lat od końca roku obrotowego (obowiązek prawny).
• Logi bezpieczeństwa — do 12 miesięcy.
• Dane analityczne (GA4) — do 14 miesięcy lub do wycofania zgody.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z art. 15–22 RODO każdej osobie przysługuje prawo do:

• Dostępu do swoich danych (art. 15);
• Sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16);
• Usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17);
• Ograniczenia przetwarzania (art. 18);
• Przenoszenia danych w ustrukturyzowanym formacie (art. 20);
• Sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21);
• Niepodlegania decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (art. 22);
• Wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na przetwarzanie przed wycofaniem);
• Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) — ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

W przypadku danych pacjentów wniosek powinien być skierowany do Specjalisty — to on jest administratorem tych danych. Aetion Labs udzieli wsparcia technicznego Specjaliście w realizacji żądania.

9. Bezpieczeństwo i zasady wykorzystania AI

9.1. Środki techniczne i organizacyjne (art. 32 RODO)

• Szyfrowanie w tranzycie: TLS 1.2+ dla wszystkich połączeń;
• Szyfrowanie w spoczynku: AES-256 w warstwie infrastruktury Google Cloud;
• Uwierzytelnianie: Firebase Authentication, opcjonalnie z dwustopniową weryfikacją;
• Kontrola dostępu oparta na regułach Firestore i Storage (zasada najmniejszych uprawnień);
• Brak haseł użytkowników w bazie danych — wyłącznie skróty zarządzane przez Firebase;
• Brak kluczy API do modeli AI po stronie klienta — wszystkie wywołania przez Cloud Functions z uwierzytelnieniem ADC;
• Logi i monitoring 24/7, plan ciągłości działania, kopie zapasowe;
• Cykliczne testy penetracyjne i audyty zgodności.

9.2. Zautomatyzowane przetwarzanie i AI

Platforma wykorzystuje modele językowe AI (Gemini, opcjonalnie Claude) do generowania transkrypcji, analiz i propozycji dokumentów klinicznych. Decyzje kliniczne zawsze podejmuje Specjalista — AI pełni funkcję pomocniczą, a wszystkie wygenerowane treści wymagają weryfikacji i zatwierdzenia przez człowieka. Platforma nie podejmuje wobec pacjentów decyzji wywołujących skutki prawne ani podobnie istotnych skutków w sposób w pełni zautomatyzowany.

Treści przekazywane do modeli AI nie są wykorzystywane do trenowania modeli przez naszych dostawców (potwierdzone w umowach z Google Cloud Vertex AI, Anthropic, Deepgram i AssemblyAI).

10. Cookies, analityka i marketing

Strona mind.synapsa.app używa następujących kategorii plików cookies i technologii śledzących:

• Niezbędne (zawsze aktywne) — sesyjne pliki cookies utrzymujące zalogowanie i preferencje (np. wybrany motyw). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 173 ust. 3 Prawa telekomunikacyjnego (cookies niezbędne).
• Analityczne — Google Analytics 4, identyfikator pomiaru G-1BR2F17YB8. Anonimowe metryki użycia strony (które widoki są odwiedzane, czas sesji, ścieżki nawigacji). Wymagana jest wyraźna zgoda w bannerze cookies (Consent Mode v2). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
• Marketingowe / remarketing — Meta Pixel (Facebook / Instagram), identyfikator piksela 621350997077021. Pozwala mierzyć skuteczność kampanii reklamowych i kierować reklamy do osób zainteresowanych Platformą. Nie wykorzystujemy Meta Pixel w obszarze zalogowanego panelu Specjalisty ani w treściach sesji terapeutycznych — wyłącznie na publicznych stronach marketingowych. Wymagana jest wyraźna zgoda w bannerze cookies. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Domyślnym stanem (przed wyrażeniem zgody) jest blokada wszystkich cookies analitycznych i marketingowych — zgodnie z RODO i orzecznictwem TSUE (Planet49). Decyzję można w każdej chwili zmienić, klikając link „Zarządzaj zgodami (cookies)" w stopce strony lub czyszcząc dane lokalnej pamięci przeglądarki.

11. Kontakt i procedura skarg

Wszystkie pytania, wnioski i zgłoszenia kierować można drogą elektroniczną:

• Sprawy ogólne: kontakt@synapsa.app
• Sprawy ochrony danych osobowych: rodo@synapsa.app
• Zgłoszenia naruszeń bezpieczeństwa: security@synapsa.app

Korespondencję pisemną kierować można na adres siedziby Aetion Labs Sp. z o.o. podany w § 1.

Niezależnie od powyższego, każdej osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

12. Zmiany Polityki prywatności

Niniejsza Polityka może być aktualizowana wraz z rozwojem Platformy lub w wyniku zmian przepisów prawa. O istotnych zmianach informujemy z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni drogą e-mail oraz poprzez komunikat w Platformie. Aktualna wersja zawsze dostępna jest pod adresem /polityka-prywatnosci.

Korzystanie z Platformy po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację. Specjalista, który nie akceptuje zmian, ma prawo wypowiedzieć umowę na zasadach określonych w Regulaminie.